Digitalisierung von Sammlungen: Die besten Programme und Apps zur Katalogisierung - AUCBURG | AUCBURG
Digitalisierung von Sammlungen: Die besten Programme und Apps zur Katalogisierung
Für viele Sammler scheinen ein Notizbuch oder eine Excel-Tabelle ein gewohntes und ausreichendes Werkzeug zur Erfassung ihrer Schätze zu sein. Mit wachsender Sammlung zeigt dieser Ansatz jedoch schnell seine Nachteile. Papieraufzeichnungen gehen leicht verloren oder werden beschädigt, und in Tabellen ist es schwierig, Fotos und eine detaillierte Geschichte zu jedem Gegenstand zu speichern.
Warum man auf Notizbücher und Excel verzichten sollte
Für viele Sammler scheinen ein Notizbuch oder eine Excel-Tabelle ein gewohntes und ausreichendes Werkzeug zur Erfassung ihrer Schätze zu sein. Mit wachsender Sammlung zeigt dieser Ansatz jedoch schnell seine Nachteile. Papieraufzeichnungen gehen leicht verloren oder werden beschädigt, und in Tabellen ist es schwierig, Fotos und eine detaillierte Geschichte zu jedem Gegenstand zu speichern.
Moderne Programme zur Katalogisierung von Sammlungen bieten ein grundlegend neues Organisationsniveau. Sie ermöglichen die Erstellung einer strukturierten Datenbank, in der jedes Exponat eine eigene Karteikarte mit Fotos, Beschreibung, Erwerbsgeschichte, Wert und anderen wichtigen Informationen hat. Dies ist nicht nur eine Liste, sondern ein vollwertiges digitales Archiv Ihrer Sammlung.
Desktop-Programme: Maximale Kontrolle und Funktionalität
Für diejenigen, die lieber am Computer arbeiten und ihre Daten lokal speichern, bleiben Desktop-Programme die beste Wahl. Sie bieten den größten Funktionsumfang und die größte Flexibilität bei der Einrichtung des Katalogs. Sie sind nicht vom Internet abhängig und haben die volle Kontrolle über Ihre Datenbank.
Solche Anwendungen verfügen oft über leistungsstarke Werkzeuge zum Sortieren, Filtern und Suchen nach beliebigen Parametern. Die wichtigsten Vorteile von Desktop-Lösungen sind:
Die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von benutzerdefinierten Feldern zu erstellen.
Fortgeschrittene Datenimport- und -exportfunktionen (z. B. in CSV oder PDF).
Erstellung detaillierter Berichte und Statistiken über die Sammlung.
Ein hohes Maß an Datensicherheit und Datenschutz.
Desktop-Programme: Maximale Kontrolle und Funktionalität
Online-Dienste: Verfügbarkeit und Community
Web-Dienste für Sammler erfreuen sich aufgrund ihrer Zugänglichkeit immer größerer Beliebtheit. Ihr Katalog wird in der Cloud gespeichert, sodass Sie von jedem Gerät mit Internetverbindung darauf zugreifen können. Dies ist die ideale Lösung für diejenigen, die sowohl zu Hause als auch auf Reisen an ihrer Sammlung arbeiten möchten.
Viele Online-Plattformen bilden auch Gemeinschaften von Gleichgesinnten. Beispielsweise enthalten spezialisierte Websites für Numismatiker oder Philatelisten oft eingebaute Kataloge mit bereits fertigen Beschreibungen und Bildern, was das Hinzufügen neuer Objekte erheblich beschleunigt. Sie können Ihre Exponate mit anderen vergleichen, deren Marktwert ermitteln und mit anderen Sammlern kommunizieren.
Online-Dienste: Verfügbarkeit und Community
Mobile Apps: Der Katalog immer zur Hand
Das Smartphone ist zu einem unverzichtbaren Helfer im Leben eines Sammlers geworden. Mobile Apps ermöglichen es, neue Gegenstände direkt beim Kauf auf einem Flohmarkt oder in einem Antiquitätengeschäft in den Katalog aufzunehmen. Es genügt, das Exponat zu fotografieren, ein paar Felder auszufüllen, und schon ist es in Ihrer Datenbank.
Moderne Sammler-Apps nutzen oft Bilderkennungstechnologien, was die Identifizierung von Münzen, Briefmarken oder Banknoten vereinfacht. Das Scannen von Barcodes oder QR-Codes ist ebenfalls eine gängige Funktion zur Erfassung von Büchern, Weinen oder Comics. Der Hauptvorteil ist Mobilität und Schnelligkeit.
Mobile Apps: Der Katalog immer zur Hand
Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten
Funktion
Beschreibung
Fotos
Möglichkeit, mehrere hochwertige Bilder für jeden Gegenstand anzuhängen.
Anpassbare Felder
Möglichkeit, eigene Felder zur Erfassung spezifischer Informationen (z. B. „Material“, „Stempel“, „Restaurierung“) zu erstellen.
Suche und Filterung
Bequeme Werkzeuge zur schnellen Suche nach dem gewünschten Exponat nach beliebigen Parametern.
Datenexport
Funktion zum Speichern des Katalogs in Formaten wie PDF, CSV oder HTML zum Drucken, Erstellen einer Sicherungskopie oder zur Datenübertragung.
Wertverfolgung
Felder zur Angabe des Kaufpreises, des aktuellen Schätzwertes und der Verkaufshistorie.
Bei der Auswahl eines Programms oder einer App zur Verwaltung Ihrer Sammlung ist es wichtig, deren Funktionalität zu bewerten. Nicht alle Lösungen sind für verschiedene Arten von Sammlungen gleichermaßen nützlich. Es gibt mehrere Schlüsselfunktionen, die ein Programm wirklich praktisch machen.
Achten Sie auf die Flexibilität der Einstellungen und die Möglichkeit, das Programm an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Ein guter Katalogisierer sollte nicht nur ein Informationsspeicher sein, sondern ein vollwertiges Werkzeug zur Verwaltung Ihrer Sammlung.
Wie ein digitaler Katalog bei Versicherung und Verkauf hilft
Ein korrekt erstellter digitaler Katalog ist nicht nur eine bequeme Art der Bestandsaufnahme, sondern auch ein wichtiges Dokument. Bei der Versicherung einer Sammlung dient er als offizieller Nachweis über deren Zusammensetzung und Wert. Versicherungsgesellschaften verlangen eine detaillierte Liste des versicherten Eigentums, und ein fertiger Katalog mit Fotos und Bewertungen vereinfacht diesen Prozess erheblich.
Beim Verkauf der gesamten Sammlung oder einzelner Teile davon wird der Katalog zu Ihrem wichtigsten Werkzeug. Er ermöglicht es Ihnen, einem potenziellen Käufer schnell alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen: hochwertige Fotos, eine detaillierte Beschreibung, die Herkunftsgeschichte (Provenienz) und Dokumente, die die Echtheit bestätigen. Dies erhöht das Vertrauen und hilft, ein besseres Geschäft abzuschließen.
